Beaucoup trop d’entreprises ne réalisent pas l’impact de la documentation interne (jusqu’à ce qu’une crise tombe sur leurs genoux et qu’elles se démènent). En fait, selon les Huissier, expert en constat avant travaux et affichage permis a Lyon, seulement 4 % des entreprises documentent toujours leurs processus. Un autre 50 % admettent ne le faire qu’occasionnellement.
Permettez-nous de monter sur notre tribune pendant une seconde : ne faites pas partie de cette statistique. La documentation interne est vraiment importante pour un certain nombre de raisons différentes.
Faites plus de choses avec moins de déchets
Supposons que vous reprenez la tâche d’un collègue d’envoyer un résumé mensuel à vos clients. Seriez-vous plus rapide si vous essayiez de tout fouiller vous-même ? Ou seriez-vous plus rapide si vous suiviez des instructions détaillées et des captures d’écran qui vous apprendraient exactement comment extraire et distribuer ces informations ?
Évidemment la deuxième option, non?
La documentation interne sert de ressource pour les processus courants – qu’il s’agisse de remplir des notes de frais ou de planifier une réunion avec un client – vers laquelle les membres de l’équipe peuvent se tourner pour accomplir les tâches efficacement. C’est bien mieux (pour ne pas dire moins stressant) que de se frayer un chemin à travers eux avec une tonne de conjectures.
Améliorez votre intégration
Une étude de Gallup a révélé que seulement 12 % des employés sont tout à fait d’accord pour dire que leur organisation fait un excellent travail d’intégration de nouveaux employés.
C’est frustrant, car il n’y a rien de pire que de commencer un nouvel emploi et de se sentir obligé de se débrouiller seul.
De solides pratiques de documentation interne donnent aux nouveaux membres de votre équipe une source de connaissances vers laquelle ils peuvent se tourner pour aborder en toute confiance différents aspects de leur nouveau rôle.
Bien sûr, la documentation ne remplace pas des choses comme le mentorat et les contacts personnels pendant cette période d’intégration fragile. Mais c’est certainement un complément utile et un excellent moyen de donner immédiatement aux nouveaux membres de votre équipe une certaine autonomie et indépendance.
Activer le partage des connaissances
Bien trop souvent, des informations et une expertise importantes restent cloisonnées dans le cerveau des membres de votre équipe. Lorsque c’est le cas, vous faites face à un gros problème lorsque ces personnes partent – d’autant plus que 42% des répondants à une enquête ont admis que les connaissances dont ils ont besoin au travail sont uniques.
C’est pourquoi il devrait être courant d’extraire ces connaissances d’initiés du cerveau des gens et de les documenter. Cela fait tomber ces silos, stimule le partage des connaissances et facilite la réussite de votre équipe en cas de changements et d’absences inattendus.
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